Gestão da Cadeia de Suprimentos

A Diretoria de Gestão Empresarial (DGE) é responsável pela definição de políticas, diretrizes e padrões sobre os processos relacionados à gestão de fornecedores, inclusive dos aspectos ambientais, sociais e de governança, as quais são aplicadas pelas áreas de negócio.

As práticas de compra em relação aos fornecedores da Copel são continuamente revisadas para garantir o alinhamento com o Código de Conduta e para evitar possíveis conflitos com os requisitos de ESG. A revisão periódica dos documentos inclui as minutas de contratos (serviços e materiais), Código de Conduta aplicável aos fornecedores, Manual do Fornecedor e Metodologias de Identificação de Fornecedores Críticos.

Os trabalhos de revisão são realizados por equipes multidisciplinares de várias diretorias (gestão, jurídica, conformidade, áreas de negócio), as quais são formalizadas em grupos de trabalho específicos.

A estratégia de gestão da cadeia de suprimentos da Copel é orientada pela Política de Suprimento corporativa e pelo Planejamento Estratégico da Copel.

Os objetivos estratégicos são traduzidos em procedimentos e práticas de gestão, vinculados a três macroprocessos:

• Seleção e Qualificação de Fornecedores;
• Desenvolvimento e Relacionamento com Fornecedores; e
• Avaliação e Monitoramento de Fornecedores.

Adicionalmente, a Gestão de Fornecedores é conduzida em alinhamento com as estratégias corporativas definidas e aprovadas pelo Conselho de Administração – CAD. Dentre as Diretrizes do CAD diretamente relacionadas ao tema fornecedores, destacam-se:

• Ter disciplina na alocação de capital e rigor técnico na gestão de ativos, no planejamento e na execução de projetos;
• Atingir padrões de eficiência das melhores empresas do setor, promovendo inovação, investimento em tecnologia e otimização da força de trabalho;
• Consolidar a cultura da segurança, da saúde e da qualidade de vida;

Este alinhamento ainda se estende às melhores práticas do mercado e a atuação com responsabilidade socioambiental e com forte direcionamento à sustentabilidade.

Treinamento para Compradores ou Partes Interessadas:

A Copel realiza periodicamente treinamentos para os compradores e demais partes envolvidas na contratação, sobre assuntos relacionados aos aspectos ESG. São realizados treinamentos sobre os aspectos legais do processo de contratação e sobre aspectos socioambientais. Por exemplo, em 2022 e 2023 foram realizados treinamentos sobre Due Diligence em Direitos Humanos, prática que está sendo implementada em todas as atividades da Companhia, conforme NAC 030373 Direitos Humanos – Proteção e Diligência.

Integridade e Conformidade

O Programa de Integridade da Copel prevê o envio e avaliação de Questionário de Integridade às pessoas físicas ou jurídicas que possuam ou que pretendam manter relacionamento comercial com a Copel nas seguintes transações:  

• Formação de parcerias ou contratação de fornecedores para novos negócios, conforme disposições da NPC 0201 – Política de Suprimentos;  

• Patrocínios conforme disposições da NPC 0309 – Política de Patrocínios;  
• Convênio, conforme disposições da NAC 030906 – Gestão de Convênio; e   
• Fusões, aquisições ou desinvestimentos.  

A partir da avaliação das respostas do fornecedor ou parceiro, a área de Compliance da Companhia classifica o grau de risco de integridade e informa a área da Companhia interessada na contratação sobre ações e/ou recomendações dos riscos do parceiro.

Exclusão de fornecedores do processo de contratação:

Fase 1 – Pré-seleção de fornecedores:

Durante o processo de contratação, após a consulta de preços com os potenciais fornecedores, a Copel exige que sejam apresentados comprovantes de qualificação mínima relacionada a ESG, como conformidade legal, fiscal e trabalhista, econômico-financeira e técnica.

Na qualificação técnica, os requisitos são específicos para cada tipo de material ou serviço a ser contratado. Para produtos ou serviços que tenham impacto ambiental ou social, são exigidas certificações ou atestados dos órgãos competentes, que comprovem a conformidade do produto ou serviço com os parâmetros socioambientais exigidos. Além disso, são requeridos certificados de capacidade técnica, emitidos por outras empresas, que atestem a experiência e a qualidade dos serviços ou produtos objeto do contrato.

Fase 2 – Seleção de fornecedores:

Durante a fase de qualificação ESG e, antes da formalização do fornecedor selecionado, todos os contratos enquadrados nas modalidades formais de médio e grande valor passam por uma avaliação de integridade (background check), que é aprofundada em contratações excepcionais (modalidade de contratação a ser adotada nos casos em que se verifique a inviabilidade ou inconveniência da consulta de preços ou disputa de mercado) e/ou de grande vulto, sendo que o prazo para que os fornecedores evidenciem os requisitos mínimos de ESG é até a finalização desta fase.

Caso a empresa não atenda aos requisitos de integridade ou não possua algum dos itens exigidos nos documentos de qualificação relacionados a ESG, é feito um apontamento no processo na forma de recomendação negativa para a contratação.

Os riscos socioambientais, contemplados na categoria de risco operacional, são aqueles relacionados aos impactos das operações da Copel na sociedade e no meio ambiente, podendo gerar passivos regulatórios e financeiros, e afetar a reputação da Companhia. Este risco também é relacionado aos impactos do meio ambiente e da sociedade nas operações da Copel, como os efeitos das intempéries climáticas severas, ruptura de barragem, escassez de recursos naturais, mobilização de comunidades ou crises sanitárias, podendo afetar o desempenho das operações e dos serviços prestados, causando prejuízos a Copel.

Em cumprimento à legislação, e com a finalidade de orientar e estabelecer responsabilidades para as áreas responsáveis na Companhia e para os fornecedores, em todas as contratações,  avalia-se  a necessidade de elaboração da matriz de riscos e responsabilidades, que considera, além de aspectos estratégicos relacionados à finalidade da contratação, aspectos de responsabilidade socioambiental, previstos na Política de Sustentabilidade e nas demais políticas corporativas da Copel.

Os resultados obtidos com a aplicação da Matriz de Riscos e Responsabilidades servem como orientação para identificação dos maiores pontos de atenção na execução do contrato e a severidade da materialização dos mesmos.

Entre os riscos relacionados à cadeia de suprimentos, destacam-se: acidentes com empregados; acidentes ou danos à população; conformidade socioambiental; integridade (corrupção e suborno); instalações e condições precárias de trabalho.

Especialmente na dimensão econômico-social, há riscos relacionados à dependência econômico-financeira da Copel, às obrigações legais, aos encargos fiscais, sociais e trabalhistas, e aos salários e adicionais de pagamento.

Os riscos relacionados ao meio ambiente envolvem o desrespeito à legislação ambiental, a origem inadequada de insumos e a deficiência no tratamento de resíduos. A Copel busca mitigar esses riscos ao determinar regras rígidas de contratação, sendo assim, somente fornecedores com melhor desempenho ESG serão escolhidos na seleção de fornecedores e na adjudicação de contratos, reafirmando o compromisso com o desenvolvimento sustentável.

A fim de direcionar com maior eficiência as ações de gestão junto a seus fornecedores, a Copel identifica aqueles cujos insumos ou serviços são considerados críticos para a Companhia.

São considerados “fornecedores críticos” aqueles cujos fornecimentos feitos à Copel tem um risco significativo para a Companhia, sob a ótica de uma possível ruptura de fornecimento, bem como aqueles com maior risco nos aspectos econômicos, ambientais, sociais e de governança.

Os fornecedores são avaliados pelo grau de risco de disrrupção e pelo grau de impacto para a Copel, considerando-se aspectos legais, financeiros, ambientais, de saúde e segurança no trabalho, de segurança da população, de imagem, de percepção do cliente e da sociedade, e dos processos. Aqueles cujo risco é considerado significativo são classificados como fornecedores críticos.

Em razão do elevado número de fornecedores e tendo em vista as peculiaridades de contratação de cada objeto, a Copel estabeleceu critérios de identificação e classificação de fornecimentos críticos, de modo a se definir métricas de gestão que garantam a disponibilidade dos bens ou serviços assim classificados. Os critérios de identificação e classificação de fornecedores críticos levam em conta pelo menos uma das condições de criticidade listadas a seguir: disponibilidade de mercado, dimensão econômico-financeira (valor), dimensão social e dimensão ambiental.

A definição de estratégias adequadas para cada um dos critérios de criticidade permite o desenvolvimento e evolução da gestão de fornecedores e, consequentemente, de sua cadeia de suprimentos.

Metodologia de Identificação de Fornecedores Críticos:

A metodologia elenca os produtos e serviços por objeto cuja descontinuidade de seu fornecimento representa riscos de impacto significativo ao desenvolvimento de suas atividades operacionais e empresariais, sendo que os critérios de avaliação variam conforme a especificidade de cada negócio (distribuição, geração e transmissão de energia elétrica).
Para a identificação de fornecedores críticos em critérios ASG, temos as seguintes premissas:

• Ambiental: é realizada a análise de todos os tipos de contratação realizados pela Companhia, afim de elencar aqueles produtos e serviços que possuem o maior impacto relacionado a emissão de gases de efeito estufa.
• Social: é realizada a análise de todos os tipos de contratação realizados pela Companhia, afim de elencar aqueles produtos e serviços que possuem maior impacto relacionado a condições de trabalho.
• Governança: é realizada pesquisa anual com todos os fornecedores com contratos ativos com a Companhia, afim de identificar e avaliar os riscos de integridade nos relacionamentos comerciais com terceiros.

Após a identificação dos produtos e serviços críticos para a Companhia, são realizadas ações de mitigação aos riscos, por meio da criação de dispositivos contratuais (cláusulas sobre exigências e fiscalizações específicas).

A Copel avalia seus fornecedores em relação às obrigações contratuais. A fiscalização documental é realizada pelo Fiscal Documental, que é empregado formalmente designado para auxiliar o Gestor do Contrato no acompanhamento, controle e fiscalização das obrigações referentes aos documentos exigidos no contrato.

Os contratos firmados pela Copel com seus fornecedores possuem a exigência de apresentação de certidões e outros documentos que comprovem no mínimo a regularidade fiscal da empresa contratada. Além disso, conforme a especificidade do produto ou serviço contratado, é exigida a apresentação de certidões e documentos específicos, de caráter social, trabalhista, e ambiental, como por exemplo, na contratação de serviços com cessão de mão de obra terceirizada são exigidos mensalmente os comprovantes de pagamento dos empregados terceirizados, assim como, quando contratado serviço de destinação de resíduos, é exigida a apresentação do certificado oficial de destinação (em conformidade com a legislação local).

A Copel utiliza plataforma digital para postagem dos documentos pelas contratadas, com o objetivo de o controle, monitoramento e auditoria dos documentos apresentados, referentes às obrigações trabalhistas, previdenciárias, fundiárias, de segurança e medicina do trabalho.

A fiscalização da prestação de serviços ou entrega de produto é realizada pelo Fiscal Operacional, que é empregado formalmente designado para auxiliar assistir o Gestor do Contrato no acompanhamento e fiscalização da execução física do objeto do contrato (prestação de serviços, execução da obras, marcos contratuais, quantidade e qualidade dos equipamentos/materiais utilizados, etc). Os termos da fiscalização são descritos nos contratos de acordo com a necessidade específica de cada objeto contratado.

As fiscalizações documentais e as fiscalizações nos locais de trabalho servem como subsídio para a avaliação de fornecedores, chamada Índice de Desempenho do Fornecedor (IDF), cujas premissas são determinadas por cada negócio, visando contemplar os critérios mais adequados de avaliação para cada.

No caso da Copel Distribuição, são avaliados os critérios de qualidade, pontualidade, conformidade, segurança do trabalho, produção de unidades de serviços, gestão sustentável, cadastros de fornecedores, e grau de relacionamento.

No caso da Copel Geração e Transmissão, são avaliados os critérios de saúde e segurança (qualidade dos Equipamentos de Proteção Individual – EPI; qualidade dos equipamentos de entrega e descarga; qualidade das ferramentas e equipamentos utilizados; qualidade dos uniformes e apresentação dos profissionais; e organização do ambiente de trabalho), competência e compromisso (capacitação e comprometimento da força de trabalho; qualidade da supervisão dos serviços (preposto); retrabalho; gestão do tempo; qualidade do relacionamento; e qualidade dos insumos e materiais empregados), e atendimento aos requisitos (conhecimento do contrato; nota fiscal; documentação; e embalagem e etiquetagem).

Com base nos resultados do Índice de Desempenho do Fornecedor (IDF) a Copel promove o desenvolvimento de seus fornecedores. São identificadas as deficiências comuns a todos os fornecedores que servem como subsídio para a realização de workshops e treinamentos específicos. Para os fornecedores com baixo desempenho em algum item, é realizado o feedback com a recomendação de melhoria para o restante da execução do contrato. Além disso, os contratos da Copel possuem cláusula de sanções administrativas, as quais preveem a aplicação de advertências formais por descumprimento dos dispositivos contratuais. No caso de reincidência do descumprimento, ou no caso de descumprimento de cláusulas consideradas graves, as sanções são escalonadas com multas financeiras, podendo nos casos extremos motivar a rescisão contratual.

*Não foram identificados fornecedores com necessidade de implementação de planos de ação para melhoria.

Os parceiros comerciais da Copel são comunicados sobre as medidas anticorrupção adotadas pela Companhia, bem como sobre suas políticas e normas, por meio do Manual do Fornecedor, o qual acompanha o Termo de Ciência e Comprometimento, ambos enviados por mensagem eletrônica aos responsáveis pelas empresas contratadas.